Jak zorganizować wigilię firmową: rozpiska wieczoru i lista rzeczy do ustalenia z salą

Wigilia firmowa wygląda na prosty wieczór: kolacja, życzenia, kilka słów od zarządu. W praktyce to wydarzenie z największą liczbą drobnych decyzji w całym roku, a większość z nich trzeba podjąć, zanim ktokolwiek w firmie zacznie myśleć o świętach.

Ten tekst rozwija zapowiedź z wpisu o imprezie firmowej z programem, w którym opisaliśmy, czym wigilia różni się od integracji. Tutaj konkretnie: kiedy rezerwować, jaki format wybrać, jak rozpisać godziny i co ustalić z salą, żeby w grudniu nic nie zaskoczyło.

Kiedy zacząć planowanie

Grudniowe terminy rezerwuje się najwcześniej w roku. Pierwsze zapytania o wigilie firmowe spływają już we wrześniu, a czwartki i piątki w drugim tygodniu grudnia znikają jako pierwsze. Kto zaczyna szukać w listopadzie, wybiera zwykle spośród dni, których nikt inny nie chciał.

Rozsądny plan wygląda tak:

• październik: termin, format i przybliżona liczba gości. Te trzy informacje wystarczą, żeby zarezerwować salę;
• listopad: menu, program wieczoru i część oficjalna, czyli kto mówi, jak długo i czy potrzebny jest ekran;
• tydzień przed: ostateczna liczba osób, lista diet i alergii, ustawienie stołów.

Najczęstszy błąd to czekanie z rezerwacją na dokładną listę gości. Na etapie rezerwacji wystarczy przedział, a o tym, do kiedy można go zmienić, warto porozmawiać z salą od razu.

Zamknięte przyjęcie czy stół w restauracji

To pierwsza decyzja i od niej zależy cała reszta.

Zamknięte przyjęcie sprawdza się, gdy wieczór ma część oficjalną, program artystyczny albo gdy firma po prostu chce być u siebie. Sala jest ustawiona pod jedną grupę, więc przemówienie zarządu nie konkuruje z rozmowami przy sąsiednich stolikach, a menu ma charakter bankietowy, z kilkoma przystawkami, zupami i daniami głównymi.

Stół w restauracji to rozwiązanie zwykle dla mniejszych zespołów albo działów, które chcą spędzić wieczór razem, ale bez organizowania osobnego wydarzenia. Grupa siedzi przy swoich stołach, a menu jest serwowane: kilka dań, przy każdym dwie albo trzy propozycje do wyboru.

Prosta reguła: jeśli ktoś ma wstać i przemówić do wszystkich, lepiej sprawdzi się zamknięte przyjęcie. Jeśli wieczór ma być przede wszystkim wspólną kolacją, wystarczy stół w restauracji.

Rozpiska wieczoru wigilijnego

Poniższy układ zakłada start o osiemnastej i zakończenie przed dwudziestą trzecią. Da się go przesunąć o godzinę w obie strony, zachowując proporcje.

18:00 do 18:30, przyjęcie gości. Krócej niż przy integracji, bo wigilia ma wyraźny początek i warto zebrać na niego wszystkich.

18:30 do 19:00, część oficjalna. Podsumowanie roku, podziękowania, życzenia i, jeśli firma ma taki zwyczaj, opłatek. W odróżnieniu od integracji ta część idzie przed kolacją, a nie po niej. Tak jest w polskiej tradycji wigilijnej, a przy okazji rozwiązuje to praktyczny problem: po jedzeniu goście trudno wracają do słuchania.

19:00 do 21:00, kolacja. Dwie godziny na kilka dań i rozmowę. Przy menu serwowanym to naturalny rytm, a przy przyjęciu z bogatym menu bankietowym ten czas i tak się wypełni.

21:00 do 21:45, program albo muzyka. Krótszy i spokojniejszy niż przy integracji: muzyka na żywo albo krótki pokaz taneczny. Program ma domknąć wieczór, a nie go rozkręcić.

Od 21:45, część swobodna. Deser, bar i rozmowy przy stołach. Wigilia rzadko kończy się parkietem, więc tej części nie trzeba planować poza tym, żeby bar był otwarty.

Lista rzeczy do ustalenia z salą

Tę listę warto mieć przy pierwszej rozmowie z restauracją. Nie wszystkie punkty trzeba rozstrzygnąć od razu, ale dobrze wiedzieć, o co zapytać.

Termin i godziny

• dzień, godzina rozpoczęcia i zakończenia,
• czy można przedłużyć wieczór i na jakich zasadach.

Goście

• przybliżona liczba osób przy rezerwacji i do kiedy można ją zmienić,
• liczba osób na diecie bezmięsnej lub wegańskiej,
• lista alergii.

Sala i ustawienie

• sala na wyłączność czy stoły w restauracji,
• ustawienie stołów: jeden długi stół, kilka dużych czy układ bankietowy,
• czy z każdego miejsca będzie widać osobę, która przemawia.

Menu i napoje

• wybór menu i termin ostatecznej decyzji,
• czy goście wybierają dania wcześniej, czy na miejscu,
• co obejmuje cena, a co jest liczone osobno, zwłaszcza napoje i toast.

Część oficjalna i technika

• mikrofon i nagłośnienie,
• ekran lub telebim, jeśli będzie prezentacja albo film podsumowujący rok,
• kto po stronie sali odpowiada za technikę w trakcie wieczoru.

Program i dodatki

• muzyka na żywo albo pokaz,
• opłatek, upominki i dekoracje: czy firma przynosi własne i gdzie można je zostawić przed wydarzeniem.

Logistyka

• dojazd i parking,
• szatnia,
• osoba kontaktowa po stronie restauracji w dniu wydarzenia,
• zaliczka, termin płatności i dane do faktury.

Jak dobrać menu wigilijne dla zespołu

Menu na wigilię firmową nie musi być kopią domowej wieczerzy. Większość gości i tak zasiądzie do tradycyjnej kolacji kilka dni później, więc w firmie lepiej sprawdza się połączenie: jeden czy dwa klasyczne akcenty i dania, które nie powtórzą się przy rodzinnym stole.

W Manuarte menu wigilijne łączy polską tradycję z kuchnią lokalu. Obok barszczu z uszkami i pierogów z kapustą i grzybami są na przykład rosół z podgrzybków z oliwą truflową, rolada wołowa w sosie z kiszonych ogórków i tatar z dojrzewającej wołowiny, a na deser tarta makowa z kremem karmelowym.

Przed wyborem menu warto ustalić dwie rzeczy: ile osób je bez mięsa i czy w zespole są alergie. To jedyne informacje, które naprawdę zmieniają układ dań. Menu świąteczne ma przy tym naturalnie sporo propozycji bezmięsnych, takich jak pierogi z kapustą i grzybami, dania z grzybami czy wegańskie flaki z boczniaków.

Pełne menu i ceny obu formatów są na podstronie wigilia firmowa w Łodzi.

Wigilia firmowa w Manuarte

Manuarte znajduje się na Rynku Manufaktury, przy Drewnowskiej 58D. Wigilię można tu zorganizować jako zamknięte przyjęcie albo jako rezerwację dla grupy w restauracji, z menu świątecznym dopasowanym do gości, muzyką na żywo lub pokazem tanecznym i obsługą techniczną z telebimami. Sala restauracyjna i sala VIP pomieszczą do 100 osób, a przestrzeń klubowa nawet 300 osób przy kolacji zasiadanej.

Przy pierwszym zapytaniu wystarczą trzy informacje: preferowany termin, przybliżona liczba osób i to, czy wieczór ma mieć część oficjalną. Formularz i kontakt do działu wydarzeń są na stronie spotkania świąteczne w Manufakturze.