Integracja, która nie kończy się na kolacji. Pomysł na wieczór firmowy z programem

Najczęstszy scenariusz imprezy firmowej wygląda tak: wynajęta sala, catering przy jednej ścianie, muzyka z głośnika i nadzieja, że dalej samo się potoczy. To działa. Ludzie zjedzą, porozmawiają, wrócą do domu. Tylko że za trzy miesiące nikt nie będzie pamiętał, czym ten wieczór różnił się od poprzedniego.

Różnicę robi jeden element, którego w tym scenariuszu nie ma: wspólny moment, w którym wszyscy patrzą w tę samą stronę. Nie chodzi o konkurs z nagrodami ani o mówcę motywacyjnego. Chodzi o punkt programu, który dzieje się na oczach zespołu i o którym da się potem rozmawiać.

Z czego składa się wieczór, który zostaje w pamięci

Sprowadza się to do trzech elementów, przy czym kolejność ma tu większe znaczenie niż sam dobór atrakcji.

Pierwszy: wspólny stół. Nie bufet, przy którym ludzie krążą z talerzem i rozmawiają z tym, kto akurat stoi obok. Stół, przy którym siada się razem i zostaje na dłużej. To jest etap, na którym zespół się rozluźnia, i on musi być pierwszy, bo nic innego bez tego nie zadziała.

Drugi: moment wspólnego przeżycia. Coś, co dzieje się dla wszystkich naraz i czego nikt nie przewidział w szczegółach. Pokaz, występ, część artystyczna. Ten punkt ma dwa zadania: daje wieczorowi punkt kulminacyjny i, co ważniejsze, daje ludziom temat do rozmowy, który nie jest pracą.

Trzeci: część swobodna. Parkiet, bar, mniejsze grupki. To jest moment, w którym wieczór przestaje mieć scenariusz, i dobrze, żeby nadszedł dopiero na końcu.

Zamiana kolejności zwykle kończy się tak samo. Jeśli część swobodna zacznie się przed kolacją, zespół rozdzieli się na grupy i już się nie połączy. Jeśli program artystyczny wypadnie na sam koniec, połowa gości go nie zobaczy.

Ile czasu zająć każdemu punktowi

Poniższa rozpiska zakłada wieczór zaczynający się o osiemnastej. Sprawdza się przy większości spotkań firmowych i można ją przesunąć w całości o godzinę czy dwie, zachowując proporcje.

18:00 do 18:45, przyjęcie gości. Powitalny drink, swobodne rozmowy, czas na spóźnialskich. Czterdzieści pięć minut to minimum, bo przy krótszym oknie połowa zespołu wchodzi na salę, gdy kolacja już trwa.

18:45 do 20:15, kolacja. Półtorej godziny przy stole. Krócej się nie da, jeśli jedzenie ma być pretekstem do rozmowy, a nie tylko zapełnieniem żołądków. Dłużej też nie warto, bo po dwóch godzinach siedzenia energia wieczoru zaczyna spadać.

20:15 do 20:30, przerwa i ewentualna część oficjalna. Podziękowania, podsumowanie roku, kilka słów od zarządu. Piętnaście minut, nie więcej. Ta część zawsze rozciąga się bardziej, niż ktokolwiek planował, więc warto ją ograniczyć z góry.

20:30 do 21:15, program artystyczny. Kulminacja wieczoru. Około czterdziestu pięciu minut to długość, przy której pokaz jest wydarzeniem, a nie przerywnikiem, i jednocześnie nie zaczyna się dłużyć.

Od 21:15, część taneczna i bar. Otwarty koniec. Tu już nic nie trzeba planować poza tym, żeby muzyka i bar były na miejscu.

Jedna uwaga praktyczna: wszystko, co ma być powiedziane oficjalnie, mówi się przed programem, nigdy po nim. Po części artystycznej sala jest rozgrzana i nikt nie wróci do trybu słuchania.

Kolacja przy wspólnym stole zamiast bufetu

Bufet ma jedną zaletę, logistyczną: każdy je, kiedy chce, i nie trzeba niczego synchronizować. Ma też jedną wadę, i to dokładnie tę, na której zależy przy integracji. Ludzie z talerzem w ręku nie siadają razem, tylko krążą po sali i rozmawiają z tym, kogo akurat spotkają. Zwykle z osobami ze swojego działu, czyli z tymi, z którymi rozmawiają codziennie.

Wspólny stół działa odwrotnie. Kiedy dania trafiają na środek i każdy nakłada sobie sam, przy stole musi zaistnieć minimalna współpraca: podaj, spróbuj, nałóż sąsiadowi. To brzmi błaho, ale w praktyce jest to najprostszy sposób, żeby ludzie z różnych zespołów zaczęli ze sobą rozmawiać bez przydzielania im miejsc przez organizatora.

Kuchnia oparta na tapas i talerzykach do dzielenia jest do tego formatu zbudowana od podstaw. Zamiast jednego dania na osobę na stole stoi kilkanaście mniejszych, a wieczór rozciąga się sam, bo nie ma momentu, w którym wszyscy jednocześnie kończą jeść. Opisaliśmy to szerzej we wpisie o kolacji w stylu latino, a pełen zakres dań jest w karcie menu.

Przy grupie firmowej warto ustalić skład kolacji z wyprzedzeniem, zamiast zostawiać wybór z karty. Dwie rzeczy do przekazania organizatorowi na starcie: liczba osób na diecie bezmięsnej oraz wszystkie alergie w zespole. To są jedyne dwie informacje, które naprawdę zmieniają układ menu.

Część artystyczna bez wynajmowania sceny osobno

Największy problem z programem artystycznym na imprezie firmowej jest organizacyjny, nie finansowy. Trzeba znaleźć wykonawców, potem miejsce, w którym da się ich postawić, potem sprawdzić, czy sala ma nagłośnienie i światło, a na końcu przenieść gości z restauracji tam, gdzie odbywa się pokaz. Każdy z tych kroków to osobna rozmowa i osobne ryzyko.

Alternatywą jest miejsce, w którym część artystyczna jest już elementem oferty, bo odbywa się tam regularnie. Wtedy scena, kuchnia i bar pracują razem, a organizator nie składa wieczoru z trzech niezależnych usług.

Tak działa formuła Dinner & Show by Agustin Egurrola w Manuarte: kolacja i spektakl są jedną całością, a menu układa się pod przebieg programu, żeby dania wychodziły w rytmie pokazu. Formatów jest cztery i różnią się klimatem, od latynoskiego po taneczny, więc wieczór można dopasować do charakteru zespołu.

Dla grup firmowych ten wieczór da się zamówić na wyłączność. Nie chodzi tylko o wykupienie miejsc na otwartym terminie: Manuarte przygotowuje dedykowane Dinner & Show z kolacją degustacyjną wyłącznie dla jednej grupy, z indywidualnym scenariuszem opartym na jednym z czterech formatów. Możliwy jest też wynajem całego lokalu na wyłączność.

To zmienia ton całości. Przy zamkniętym wydarzeniu część oficjalna i program artystyczny mieszczą się w jednym wieczorze bez oglądania się na pozostałych gości, a scenariusz pokazu można ustawić pod okazję: inaczej wygląda jubileusz firmy, inaczej wieczór po konferencji.

Grudzień to osobna kategoria

Wieczór wigilijny w firmie i integracja to dwa różne wydarzenia, choć planuje się je zwykle w tym samym miesiącu i często myli w rozmowach z salą.

Integracja ma rozkręcić zespół. Jest dłuższa, głośniejsza, kończy się parkietem i nikt nie patrzy na zegarek. Wigilia firmowa działa inaczej: jest krótsza, spokojniejsza i prawie zawsze ma część oficjalną, bo to jest ten jeden wieczór w roku, w którym zarząd faktycznie chce coś powiedzieć całemu zespołowi. Do tego dochodzą elementy, których w innych miesiącach nie ma: życzenia, czasem opłatek, czasem upominki, i menu, po którym ludzie spodziewają się choć jednego akcentu świątecznego.

W praktyce oznacza to inny rozkład godzin i inne proporcje. Część oficjalna dostaje więcej miejsca niż piętnaście minut, program artystyczny bywa krótszy albo w spokojniejszym tonie, a cały wieczór częściej kończy się przed północą.

Jest jeszcze jedna różnica, czysto praktyczna: grudniowe terminy rezerwuje się najwcześniej ze wszystkich w roku. Pierwsze zapytania o wigilie firmowe spływają zwykle we wrześniu i październiku, a najlepsze dni, czyli czwartki i piątki w drugim tygodniu grudnia, znikają jako pierwsze.

Wigiliom firmowym poświęcimy osobny tekst, z rozpiską wieczoru i listą rzeczy do ustalenia z salą.

Gdzie to zorganizować w Łodzi

Manuarte znajduje się na Rynku Manufaktury w Łodzi, przy Drewnowskiej 58D, czyli w miejscu, do którego zespół dojedzie bez tłumaczenia, gdzie to jest, i z którego wróci komunikacją albo taksówką bez planowania transportu.

Wydarzenia firmowe odbywają się w sali klubowej ze sceną, a kolacja podawana jest w strefie VIP. Zakres możliwości sali, dostępne terminy i szczegóły organizacyjne opisaliśmy na podstronie: imprezy firmowe w Łodzi, Manufaktura.

Przy pierwszym zapytaniu najlepiej podać trzy rzeczy: przybliżoną liczbę osób, preferowany termin i to, czy wieczór ma mieć część oficjalną. Na tej podstawie da się od razu powiedzieć, jaki układ sali i jaki rozkład godzin ma sens. Zapytanie: kontakt.